時間管理マトリックス：時間を最大限に活用する
'計画は何でもありません。計画がすべてです。」 -ドワイト・D・アイゼンハワー大統領
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あなたは毎日24時間かかります、そして専門家はあなたがそれらのうちの8つを眠らせるべきであるとあなたに言います。それは、行われる必要があるすべてを成し遂げるために16時間を残します。では、なぜ1日に十分な時間がないように見えるのでしょうか。そのジレンマに対する答えは、時間をどのように管理するかにあります。実証済みでありながら、採用できる単純な戦略の1つは、時間管理マトリックスです。それはあなたがあなたの責任に優先順位をつけるのを助けるように設計されているので、あなたはできるだけ少ないストレスでそれらすべてを乗り越えることができます。
ただし、時間管理マトリックスは魔法のボタンではありません。それはあなたの一日にそれ以上の時間を追加したり、時間に余裕を持ってあなたの仕事を完了するためにあなたに超人的なスピードを与えたりしません。また、気を散らすことなくタスクに時間を費やしている間、他のすべての人をトランス状態にすることはありません-それはそのようなマトリックスではありません！それの素晴らしいところは、それが誰のためにも働くことができるということです、しかしそれがあなたのために働くことを確実にするためにあなたが開発する必要がある特定の態度とスキルがあります。
まず、マトリックス自体と、そのマトリックスと第34代米国大統領との関係について説明します。マトリックスの利点を強調し、マトリックスを最大限に活用して「やること」リストを完成させる方法について、いくつかの役立つ指針を示してフォローアップします。
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時間管理マトリックスとは何ですか？
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時間管理マトリックスは、「アイゼンハワーマトリックス」、「アイゼンハワーボックス」、または「アイゼンハワー決定マトリックス」と呼ばれることがよくあります。それは、ドワイト・アイク・アイゼンハワー大統領（1890-1969）がそれを作成したと信じられており、大統領時代にそれを使用したと言われているためです。マトリックスの普及に関連することが多い別の名前は、Stephen Covey（1932 -2012）です。彼は教育者、作家、実業家であり、有効性とリーダーシップに関する彼のアイデアで他の人に刺激を与えました。 Coveyは、彼の著書「非常に効果的な人々の7つの習慣」でアイゼンハワーマトリックスの有用性について説明しています。
アイゼンハワー行列は、4つの象限または小さい正方形（上部に2つ、下部に2つ）に分割された正方形です。重要、重要ではない、緊急、緊急ではないの4つのラベルを使用します。各象限のラベルが重なると、次のように配置されます。
- 第1象限（左上）-重要かつ緊急
- 第2象限（右上）-重要だが緊急ではない
- 第3象限（左下）-緊急だが重要ではない
- 第4象限（右下）-緊急ではなく重要ではない
「重要」と「緊急」の意味を同じだと思って混同することがよくあります。ただし、時間管理マトリックスでは、それらの違いを理解する必要があります。これらの2つの単語は、設定された期間にカバーしたいアクティビティをリストするだけの単純な時間管理チャートではなく、マトリックスを取得する責任があります。
重要：これらのアイテムは、設定された目標を達成するために不可欠です。あなたは、個人的にであれ、あなたが気にかけている誰かにとってであれ、それらを非常に重要であると見なします。
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緊急：これらのアイテムはすぐに行う必要があります。通常、これらのアイテムを遅らせると、他のアイテムや人生の領域に即座に影響を与えるためです。
最適なラベルの組み合わせに基づいて、各タスクを象限に追加することにより、マトリックスを完成させます。時間管理マトリックスが、あなたがしなければならないすべてのことだけでなく、あなたの時間の関連性と需要に関して、あなたがそれらをどのように見ているかについて、あなたがどのように在庫を取ることを強制するかをすぐに見ることができます。
第1象限：重要かつ緊急
アイゼンハワーマトリックスのこのセグメントには、最も優先度の高いタスクが含まれています。これらの仕事は後で延期することができず、すぐに出席しなければならない仕事です。ここの項目には、クライアントまたはあなたの上司の近づいてくる締め切りが含まれる可能性があります。その他は次のとおりです。
- 救急医療
- 家族の危機
- イベントの土壇場での準備
これらの責任は、他の人に委任することはできず、自分自身に注意を払わなければならない傾向があります。あなたがそれらを委任することができるとしても、あなたはそれらの完成の詳細を個人的に監督しなければならないでしょう。
タスクを常に最新の状態に保ち、緊急事態が発生しない理想的な世界では、QuadrantOneは空になります。しかし、それは決して当てはまりません。したがって、実際には、第1象限のアイテムはほんの一握りにすぎないはずです。第1象限を最小限に抑えるには、第2象限の作業に着実に取り組みます。そうすることで、マトリックスを調整して物事を切り替える必要がある場合、他のすべてよりも優先される何かが発生するため、ストレスが少なくなります。
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また、時間管理マトリックスの最初のセグメントにある項目が多すぎる場合は、皿にたくさんの物があるか、噛むことができる以上に噛んだことを示している可能性があります。少し時間を取って、QuadrantOneの各エントリを客観的に確認してください。それらのいくつかは、第2象限または第3象限のいずれかにあるはずです。当初考えていたほど重要でも緊急でもありません。
Quadrant Oneが常に溢れている場合は、緊急かつ重要なことの山によって健康と正気が損なわれないようにするために、責任の一部を取り下げる必要があるかもしれません。
第2象限：重要だが緊急ではない
ここでは、中長期的に重要なアイテムを配置します。一度に少しずつ取り組むことを選択できます。第2象限は、将来の戦略化または計画に関して非常に役立つことが証明されています。これらの仕事はあなたの注意のかなりの部分に値します（つまり、結局のところ、あなたがそれらを重要であるとラベル付けしている理由です！）しかし、それらの完了は大きな緊急性の問題ではありません。最終的には、タスクの大部分が第2象限に分類されることを目指しています。
時間管理マトリックスのこのセグメントは、身体的、精神的、感情的な健康など、全体的な健康に貢献する活動のために予約することができます。運動、休暇のスケジュール、家族や友人との充実した時間の過ごし方など。その他の可能な象限2項目は次のとおりです。
- トレーニングコース
- 専門能力開発
- イベントの準備
- ニュースに遅れないようにする
- 計画に費やした時間
可能であれば、責任の委任とチームワークの活用は、第2象限の項目に取り組むための2つの非常に優れた方法です。したがって、緊急性が最も高いわけではありませんが、第2象限の活動に時間を割くことも重要です。それらを延期する習慣を身につけると、これらのアイテムが第1象限に転送されてストレスを感じるという非常に現実的なリスクがあります。
簡単な例は、資格のアップグレードに失敗し、専門分野の開発について最新の状態に保つことができなかったために、仕事が現在進行中であることに突然気付くまで、常に専門能力開発を遅らせることです。クラッシュコース、迅速な修正、そして実際に専門能力開発を重要視し、改善に努めることを上司に納得させる必要があることは、ストレスを積み上げるだけです。
第3象限：緊急だが重要ではない
第3象限のアイテムは通常、第1象限と第2象限のジョブを完了するのを妨げる気晴らしまたは中断と見なされます。電話が鳴るなど、切迫感を持ってポップアップしますが、必ずしも重要ではありません。象限3のエントリには次のものが含まれます。
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- いくつかの会議
- いくつかの電話
- いくつかのメール
第3象限に記入するのは難しい傾向があり、何が重要で何が緊急であるかを理解することになります。
ここでの良い例は、以前と同じ問題が再ハッシュされることを知っている月の3回目の3時間の部門会議です。それが終わったら、誰もがいつものようにビジネスに戻ります。あなたは会議が重要であるとは思わないが、上司は確かにそうしているので、あなたがそこにいることは緊急の問題である-あなたはそれを延期することはできない。
第3象限の項目に関しては、できるだけ多くの項目を委任してください。委任したアイテムの進行状況をチェックして、効率的かつ効果的に行われていることを確認する必要がある場合があります。そうしないと、当初の要求よりもさらに緊急にフォールバックする可能性があります。
さらに、あなたが委任する責任は、実際の人にある必要はありません。たとえば、第1象限と第2象限の重要な問題に対処しているときに、ボイスメールを利用して電話をかけることができます。後で、あまり忙しくないときは、メッセージを調べてメッセージの内容を確認し、必要に応じて、おそらく電話を返すことで、それぞれに対処できます。
第4象限：緊急ではなく重要ではない
アイゼンハワーマトリックスの最初の3つの象限に熱心に記入すると、第4象限に委ねることになるものの数にうれしい驚きを感じるかもしれません。これらのアイテムは一般的に悪い、非生産的な習慣であり、重要でも緊急でもありません。彼らはあなたの一日を乱雑にする傾向があり、重要、緊急、またはその両方のタスクを達成するのを邪魔するだけです。
ソーシャルメディアアカウントに常にチェックインするようなものと：
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- 何時間もテレビを見ている
- むやみにネットサーフィン
- おしゃべりを中心とした電話での会話
これらの時間の浪費は、緊急を装って行われることがよくあります。たとえば、電話のメッセージアラートですが、決して重要ではありません。それらを時間管理マトリックスの第4象限に配置することは、それらを取り除くための最初のステップです。あなたの時間は、他の3つの象限にあるものにはるかによく費やすことができます-あなたが重要性または緊急性のある程度を持っているとみなしたもの。
もちろん、リラックスしてくつろぐ時間を見つけることは常に重要であり、時には緊急になる可能性があります。しかし、日常的に些細で非生産的な追求を追求することは、日常の活動から排除しようとするタイプのことです。
時間管理マトリックスを効果的に使用する
定期的に行う
時間管理マトリックスを作成する頻度については、厳密な規則はありません。それはあなたの状況、作業負荷、そしてあなたが完了しなければならないタスクの性質に依存します。一部の人々は、毎週マトリックスをレビューして更新することが彼らにとって実用的であると感じています。毎日作業し、必要に応じてタスクを削除および追加することを好む人もいます。どちらの間隔を選択した場合でも、マトリックスで作業するための特定の時間を確保してみてください。これにより、確実にマトリックスを処理できるようになります。
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それを書き留め
計画を立てるときは、ペンと紙で、またはPC、タブレット、電話で、物事を書き留めることは常に良い習慣です。あなたが作成する視覚的なマトリックスと相まって、書くという行為そのものが、目前のタスクを分類するときに思考プロセスを発展させるのに役立ちます。時間管理マトリックスは、頻繁に表示される場所に保管することをお勧めします。コンピューターのホーム画面または戦略的に配置された紙のハードコピーが適切に機能します。
時間管理マトリックスは、タスクの完了を支援するだけではありません。それはまた、あなたが一歩下がって、やりたいことすべてを見る方法に何らかの視点を置くための方法でもあります。マトリックスを物理的に書き留めておくことは、それを行うのに役立ちます。
詳細を追加
マトリックスに追加する詳細は、各タスクに取り組むための最初のステップ、つまり攻撃の計画と考えてください。アイゼンハワーマトリックスに各タスクを配置すると、ステートメントを明確にし、メモを追加し、大きなジョブを小さなジョブに分割して、それらに個別の達成時間を追加できます。
柔軟です
あなたの時間管理マトリックスは石に投げ込まれていません。おそらく重要または緊急の予期しないイベントがいつでも発生し、慎重に計画された計画がスケジュールから外れる可能性があります。ある象限から次の象限に移動して、アイテムの場所が変わることがあります。
たとえば、第2象限（重要だが緊急ではない）に期限が遠い仕事を配置したとします。状況によって、まったく参加できなくなったり、希望どおりに参加できなくなったりした場合は、仕事のかなりの部分がまだ完了していない状態で、締め切りが突然頭に浮かぶことに気付くかもしれません。つまり、その特定のジョブを第1象限（重要および緊急）にぶつけて、期限を確実に守る必要があります。
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時間管理マトリックスを使用する6つの利点
- あなたは優先順位をつけることを学ぶ：重要なものを認識し、周囲の取るに足らない気晴らしと区別する能力は、かけがえのないスキルです。時間管理マトリックスを使用すると、優先順位付けがより直感的になることがわかります。つまり、関連性と緊急性に関して目前のタスクをすばやく評価し、それらに合わせてアプローチを調整できます。
- あなたはより組織的になります：アイゼンハワーマトリックスは、あなたが自分の責任に取り組む方法に秩序を追加します。したがって、無計画に作業する代わりに、どのジョブを最初に実行する必要があり、どのジョブを一定期間に分散できるかがわかります。
- あなたは手放すことを学ぶ：あなたがあなたのタスクを達成する際にあなたを導くためにあなたの時間管理マトリックスに頼っているときにあなたが手放すことを学ぶのは気晴らしだけではありません。また、これ以上の責任を引き受けることができなくなったときや、自分のタスクの一部を他の人に引き継ぐときが来たことを理解することも学びます。
- あなたは自己規律を学びます：自己規律は意識的にあなたの行動をコントロールしています。ネガティブな行動をあきらめるにつれて、ポジティブな行動にもっと集中することが含まれます。この特性は、マトリックスの最初の3つの利点、つまり優先順位付け、整理、および注意散漫の回避から自然に成長します。
- あなたはもっと達成します：より組織化され、時間の無駄な活動を回避することで、より多くの時間を重要なことに費やし、To-Doリストをはるかに高速に処理します。あなたの一日のそれらの16時間は突然それほど短くはないようです！
- あなたはストレスが少ないです：多くの場合、私たちが経験するストレスの多くは、一度にやることが多すぎて、各活動に十分な時間を割けないように感じることから生じます。時間管理マトリックスを使用すると、タスクを順調に進め、期限を守ることができるため、ストレスを大幅に軽減できます。
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一部の人は、マトリックスのような時間管理ワークシートをすべて自分で熱心に実装できます。しかし、他の人にとっては、訓練を受けた専門家からの少しのアドバイスとガイダンスが彼らを始めるための完璧な触媒です。あなたは慢性的な先延ばしに問題を抱えていますか、人生の「重要ではなく緊急ではない」ことによって永続的に組織化されていないか、継続的に気を散らされていますか？支援を求めるのが早ければ早いほど、時間管理マトリックスがもたらす違いをすぐに理解できるようになります。
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